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6)  Archives and Records Management Section
档案和记录管理科
补充资料:档案
档案
archives

   国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是有史以来最早产生的文献之一 ,也是现代社会信息的重要门类。
    起源   据史料记载,中国明代以前对档案的称呼与文书不加区别,有典、册、策、简牍、文书、簿书、案卷、文卷、案牍等称谓。档案一词始于清代,康熙十九年(1680)《起居注》中已有记载,大约成书于康熙四十六年的杨宾著《柳边纪略》中对档案有所解释。按汉字本 义,档为横木框格,是指存放东西的阁架;案即小桌一类的东西,引申为处理某一事件的案卷。档案即存入档架的案卷,沿用至今仍有其形象的和内在的意义,并赋予了新的科学涵义。档案的外文词,欧美诸语言均源于希腊文!!!D0492_2和拉丁文archivum ,文字和发音都很相近,其原意为行政机关所在地,后指保存公务案卷或其他文件的处所,进而指保存在这些地方的档案。它是一个多义词,可解释为档案库、档案室、档案馆、档案等等,因而使用时往往需要加以限定或说明。
    档案最早产生于何时,历来众说纷纭,其中较有代表性的观点是阶级社会产物说和原始社会产物说 (  或社会产物说)。前者认为文字和国家机关的出现,成为产生档案必须兼备的条件;后者认为档案产生于国家形成之前的原始社会时期。从已知的历史事实和研究成果来看,档案并非自有人类伊始就同时产生的,它是人类社会发展到一定阶段的文明产物。世界各地发现的、比较系统的以文字记录人们实践活动最早的档案,多属于国家出现之后的历史遗物,如中国的甲骨档案,两河流域的泥板档案,埃及的纸草档案等。文字发明之前非文字的原始记事形式(如结绳、刻契等)是否已具有档案性质,尚待进一步考察和研究。
    特性  档案与一般的历史遗物或历史文献有所区别。①它是由现实使用过的文件转化而来的原始的历史记录,而以其记录性和原始性集中于一体的特点区别于一般的历史遗物。②它是各种机关、组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的文件组合体,档案文件之间存在必然的历史联系,因而管理档案必须尊重档案来源与内容等方面的固有联系,维护档案文件体系的历史面貌,才能发挥档案信息系统特有的作用。 ③ 由于档案是历史原始记录物,并且多属原始的孤本,所以它更具有可靠性,显得特别珍贵,这就对保护和利用档案提出了特殊的要求。④档案的种类和形式丰富多彩,其范围相当广泛 。 一些历史悠久 、性质或载体比较特殊的档案,往往与文物、图书资料等有一定的转化关系或部分重合关系,因此在博物馆、图书馆、纪念馆等单位均有所收藏。
   长期以来,各国学者对档案的特性和定义有种种不同见解 。 从档案概念的内涵构成要素而论 ,基本上有两种观点:①强调具有永久保存价值的,并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案 。如国际档案理事会主持编纂的《档案术语词典》(1984)将档案定义为“由形成者或由其职能的继承者为自己利用,或由适当的档案馆因其档案价值,而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件”。②不限定永久保存价值和保存地点等因素,保存在任何地方的、具有一定保存价值的历史文件,均为档案。如《法兰西共和国档案法》(1979)规定:“任何自然人或法人,任何国家机关或组织,或任何私人机构或部门,在其自身活动中产生或收到的文件整体,不管其形成日期、形成和制成材料,都是档案。”中国规定,无论保存在机关档案室或国家档案馆的,还是保存在个人手中的,需要短期、长期或永久保存的各种历史文件,都属于档案。从档案概念的属种关系而论,档案定义大致有三种情况:①以历史记录或原始记录为属概念,在中国已较为通用;②以文件为属概念,在国际间比较通行;③以信息或信息资料、信息载体为属概念,近年来有发展趋势。
   
   

清顺治年间档案

清顺治年间档案


   
    档案的价值 档案对于人们和社会都有凭证价值和信息价值。因为它客观地记录了形成档案的当事人的思想和行为,以及既往的各种情况,成为人们查考、争辩和处理事务的真凭实据。同时,它又记载了历史活动的事实和过程,以及经济、政治和科学文化活动等方面的成果和经验教训,它作为信息的一种原始贮存形式,能给人提供大量的知识。档案的凭证和信息价值,具体表现在以下几个方面:机关行政管理和业务工作的查考凭据,生产建设的参考依据,政治活动的必要手段,科学研究的可靠资料,文化教育的生动素材。档案价值的实现有一定的规律性,取决于一定的条件。一般来说,档案价值只有在人们利用的过程中才能实现,通过利用还能校正和提高人们对档案价值的认识。而档案管理水平的高低,对档案利用工作的开展和档案作用的发挥,具有决定性的直接的影响。同时,社会发展水平、社会制度、档案管理政策以及人们对档案的认识水平、重视程度和利用动机等因素,都对档案价值的实现、档案作用的发挥有很大的影响和制约作用。
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